Livro de Caixa das Conferências: transparência, organização e fidelidade à Regra
Novo modelo padronizado será obrigatório a partir de 2026 e reforça a prestação de contas, a credibilidade e a unidade administrativa da SSVP no Brasil
A SSVP Brasil inicia um novo passo na organização administrativa das Conferências com a implantação do modelo nacional padronizado do Livro de Caixa. A medida, aprovada pelo Conselho Nacional do Brasil (CNB) em conjunto com os Conselhos Metropolitanos (CM), busca garantir maior transparência, clareza e fidelidade à Regra na gestão dos recursos financeiros.
A prestação de contas não é apenas uma exigência administrativa: é um compromisso moral, ético e espiritual da SSVP Para o 1º Vice-presidente do CNB, Jean de Morais Araújo, a importância do Livro de Caixa começa por um princípio essencial: transparência total.
“Primeiro: prestação de contas. Essa deve ser uma preocupação total e completa com a transparência no uso dos recursos financeiros geridos pela SSVP”, afirma.
Segundo ele, resguardar a credibilidade da instituição junto às pessoas, órgãos públicos e privados exige atenção rigorosa aos aspectos legais e administrativos. “A SSVP, por seus Conselhos, Conferências, Obras Unidas e UGRs, não está desobrigada de cumprir com normas legais e administrativas (internas ou externas), ao contrário do que muitos pensam”, reforça.
Além disso, Jean destaca que é necessário fazer da prestação de contas uma prática inseparável da ação vicentina.
Comunicação interna e externa
O Livro de Caixa não comunica apenas “para fora” da SSVP. Ele também comunica “para dentro”. Ou seja, deve prestar contas primeiramente aos próprios membros da Conferência e à hierarquia vicentina.
“Da mesma forma que se deve prestar contas para quem não é da SSVP, em primeiro lugar se deverá fazê-lo para seus próprios membros”, explica Jean.
Por isso, é indispensável que haja controle claro do que é arrecadado, de onde estão guardados os recursos e de como estão sendo utilizados.
Organização e apoio ao tesoureiro
O novo modelo também tem finalidade prática: facilitar o trabalho dos tesoureiros das Conferências. Ele contribui diretamente para a organização financeira e auxilia no preenchimento do Mapa Mensal e do Mapa Anual, documentos que devem ser entregues aos Conselhos Particulares.
O material contém orientações sobre a rotina da tesouraria, informações sobre a Contribuição da Solidariedade e a Coleta da Semana de Ozanam, além de modelo e manual de preenchimento. O total de folhas é suficiente para um ano de utilização, com algumas páginas extras para eventual necessidade.
Segundo Jean, o modelo atende perfeitamente às exigências da Regra em geral, do Regulamento no Brasil – Edição 2023 e às orientações do próprio Conselho Nacional.
Por que um modelo padronizado?
Até então, nunca houve obrigatoriedade de um modelo específico de Livro de Caixa para as Unidades Vicentinas, ao contrário dos Mapas Mensais e Anuais. Isso resultou em uma grande diversidade de modelos pelo Brasil, muitas vezes diferentes até entre Conferências de um mesmo Conselho Particular.
“Há uma verdadeira bagunça quando o assunto é registro, controle e prestações de contas dos recursos financeiros das Conferências”, observa Jean.
Em alguns casos, essa desorganização resultou em perdas de recursos, prejudicando a credibilidade da Sociedade junto a benfeitores e doadores.
Diante de erros recorrentes na escrituração dos dados financeiros e da necessidade de padronizar a ação administrativa, o CNB determinou ao Departamento de Normatização e Orientação (Denor) que analisasse os modelos existentes e adaptasse o que já vinha sendo utilizado oficialmente. O modelo foi revisto e agora será difundido a todas as Conferências, sendo obrigatório.
Inicialmente, o Livro de Caixa padronizado é destinado às Conferências, por serem as unidades mais numerosas e por não possuírem personalidade jurídica, o que, segundo Jean, é onde se concentram a maior parte dos problemas. No futuro, poderá haver modelo específico para Conselhos, Obras Unidas e UGRs.
Prestação de contas em todas as reuniões
Um dos pontos que exigem correção, conforme destaca o vice-presidente, é a prática equivocada de apresentar informações financeiras apenas mensalmente ou apenas registrar valores em atas.
A Regra é clara ao determinar que as informações financeiras devem ser apresentadas em todas as reuniões, ou seja, semanalmente nas Conferências.
O Artigo 118, III, do Regulamento no Brasil – Edição 2023 estabelece que o Tesoureiro deve comunicar a situação do caixa, discriminando receitas e comprovando despesas, todas previamente aprovadas em reunião.
“Não é apenas falar o saldo do caixa. Ele deve dizer tudo que entrou e tudo que saiu naquela semana, inclusive com os respectivos documentos que comprovam tudo. Devem haver esclarecimentos e respostas a eventuais perguntas”, explica Jean.
Ele resume: “O nome disso é clareza total de informação”.
Livro físico e meios digitais
O uso de planilhas eletrônicas e programas de computador não está proibido. Pelo contrário, podem facilitar o trabalho do tesoureiro e a elaboração dos Mapas Mensais e Anual. Contudo, elas não substituem o Livro de Caixa físico.
“Em muitos lugares, apenas os tesoureiros têm acesso às planilhas, normalmente em equipamentos pessoais. Não há acesso fácil. Ao contrário do que determina a Regra”, alerta Jean.
Assim, a partir de 2026, todas as Conferências deverão manter o Livro de Caixa físico, produzido e distribuído pelo CNB, para uso semanal nas reuniões. Já os Mapas podem ser elaborados exclusivamente por meios digitais, com impressão para entrega aos Conselhos Particulares.
Modelo único a partir de 2026
A partir de 2026, haverá modelo único nacional de Livro de Caixa para Conferências. Os estoques atuais poderão ser utilizados até se esgotarem. Depois disso, Conselhos Metropolitanos, Centrais ou Particulares deverão encomendar diretamente ao CNB.
Nenhum Conselho ou Conferência está autorizado a fazer cópias do material. Casos específicos deverão ser previamente analisados. O uso do modelo padronizado não é sugestão: é obrigação. A decisão foi tomada em conjunto com todos os CM’s.
“O Conselho Nacional não pode investir tempo e recursos na produção de um material tão importante para que ele não seja obrigatório”, afirma Jean.
Cadeia de informações até o CNB
Os dados financeiros das Conferências não chegam diretamente ao Conselho Nacional. Eles seguem uma cadeia organizada: das Conferências, são direcionados aos Conselhos Particulares (CP), que por sua vez compartilham com os Conselhos Centrais (CC), que repassam aos CM’s, chegando, enfim, ao CNB.
Esse processo, além de cumprir normas administrativas e legais, é também uma exigência moral e ética. “A SSVP administra recursos que não são gerados apenas por suas próprias fontes. Se pedimos ajuda às pessoas, temos obrigação de prestar contas. E de forma clara e correta”, enfatiza Jean.
Ele lembra ainda que há um crescente ceticismo da opinião pública em relação à administração de bens por terceiros. A resposta a isso deve ser transparência, confiança e cumprimento rigoroso das normas.
Serviço que protege a missão
O novo Livro de Caixa não é apenas uma ferramenta administrativa. Ele é instrumento de fidelidade à Regra, de proteção dos recursos destinados aos Pobres e de fortalecimento da credibilidade da Sociedade.
Mais do que cumprir uma norma, trata-se de viver o carisma vicentino com responsabilidade, humildade e zelo. Porque, como recorda a própria tradição da SSVP, fazer o bem exige também fazê-lo bem, inclusive na administração dos recursos que sustentam a caridade.
